Max Västhav · Arbeta direkt med en expert
AI-automatisering för företag
Hur många timmar i veckan går åt till att läsa av PDF:er, flytta uppgifter mellan mejl och system eller sortera inkommande ärenden? Jag hjälper er hitta arbetet som går att automatisera, bygga flödet och bestämma var en människa ska titta innan något skickas vidare.
Beskriv ditt arbetsflödeVar AI-automatisering gör nytta
Det mesta som går att automatisera i ett mindre företag är ganska vardagligt. En beställning kommer in som bilaga i ett mejl och ska knappas in i affärssystemet. En leverantörsfaktura ska läsas av och konteras. En förfrågan från hemsidan ska in i CRM med rätt uppgifter och en påminnelse om uppföljning. Ingen av uppgifterna är svår, men tillsammans kan de äta flera timmar i veckan för någon som borde göra annat.
AI gör skillnad där underlaget ser olika ut varje gång, som fritext i mejl, inscannade dokument eller ärenden som ska sorteras. Där reglerna är exakta, som att flytta ett fält från ett system till ett annat, räcker en vanlig integration, och då är det den vi bygger.
- Läsa av order, fakturor och följesedlar från PDF och mejl.
- Sortera och sammanfatta inkommande ärenden till rätt person.
- Föra över förfrågningar från formulär till CRM utan dubbletter.
- Ta fram utkast till svar, offerter eller rapporter som någon granskar.
- Stämma av uppgifter mellan ekonomisystem, CRM och kalkylblad.
Börja med ett flöde och räkna på det
Vi tar ett flöde ni gör varje vecka och tittar på hur det går till i dag. Vad startar det, vilka system berörs, hur lång tid tar det och vad händer när en uppgift saknas? Ofta märker man redan här att en del av jobbet går att ta bort helt, innan vi ens pratar om AI.
Sen räknar vi på det. Om någon lägger fem timmar i veckan på att flytta uppgifter mellan system blir det över tvåhundra timmar på ett år, och då kan man jämföra det med vad bygget och underhållet kostar. Ibland blir kalkylen tydlig, ibland är det bättre att vänta eller ändra processen först.
Så bygger vi flödet
När vi vet vad som ska automatiseras väljer vi verktyg efter flödet. Det kan vara n8n, Make, Zapier eller Power Automate, en integration direkt mot ett API eller lite Python när inget färdigt verktyg passar. AI-steget är en avgränsad del av flödet, till exempel att läsa av ett dokument eller föreslå en kategori, och resten är vanliga regler som går att testa.
Vi testar med riktiga exempel från er vardag, även de krångliga: suddiga dokument, mejl där uppgifter saknas och samma beställning som kommer in två gånger. Flödet ska klara det eller stoppa och säga till.
- Kartläggning av flödet och hur lång tid det tar i dag.
- Bygge av flödet med de integrationer och behörigheter som ingår.
- Testfall för vanliga och krångliga fall.
- Dokumentation, överlämning och en person hos er som äger flödet.
En människa godkänner det som spelar roll
AI kan läsa fel. Därför bestämmer vi innan bygget vad som får ske automatiskt och vad en människa ska titta på först. Ett internt utkast kan gå rakt igenom, medan ett mejl till en kund eller en ändring i bokföringen oftast ska godkännas av någon. Vi bygger också in loggning, så att man i efterhand kan se vad flödet gjorde och varför.
Vi går igenom vilken data som får skickas till vilken AI-tjänst. Kunduppgifter och personuppgifter ska inte hamna i ett verktyg bara för att det var enkelt att koppla upp. Behövs det finns det upplägg där data inte lämnar er miljö, och då tar vi med det i planen.
Vad kostar det?
AI-relaterat arbete kostar från 2 000 kr i timmen exkl. moms.
För ett enskilt flöde börjar vi med en avgränsad start till fast pris, där vi kartlägger, räknar på nyttan och bygger en första version. Gäller det ett större flöde som berör flera delar av verksamheten börjar vi med en beslutssprint.
Om ni vill gå vidare efter starten fortsätter vi med en månadsomfattning. Vi bestämmer hur mycket tid och vilka leveranser som ingår per månad, och vi följer upp varje månad om omfattningen fortfarande stämmer.
Priset kommer vi överens om innan arbetet börjar, så ni vet vad ni betalar för innan jag skickar första fakturan. Det beror på hur många system som berörs, hur det ser ut med tillgång till data och hur mycket av jobbet ni vill göra själva.
Räkna också med löpande kostnader för licenser, drift och AI-anrop. Dem tar vi med i kalkylen från början, så att den stämmer även efter första månaden.
Beskriv flödet som tar tid
Skriv några rader om flödet: vad som startar det, vilka system som berörs och ungefär hur många timmar i veckan det tar. Det räcker för att jag ska kunna säga om det är värt att titta vidare på. Skicka inga lösenord eller kunddata via formuläret.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan AI-automatisering och vanlig automation?
Vanlig automation följer exakta regler, till exempel att ett fält i ett formulär ska in i ett visst fält i CRM. AI behövs när underlaget varierar, som fritext i mejl eller dokument med olika layout. Oftast blir det en blandning där AI tar ett avgränsat steg och resten är vanliga regler.
Behöver vi byta system för att automatisera?
Oftast inte. Vi utgår från de system ni redan har och kollar vilka integrationer och API:er som finns. Saknar ett system ett sätt att koppla upp sig säger jag det tidigt, så att ni kan väga det mot andra alternativ.
Vad händer om AI:n gör fel?
Det planerar vi för. Vi bestämmer vilka steg en människa ska godkänna, vad flödet ska göra när det är osäkert och vem som får en avisering när något stoppar. Allt loggas, så att man kan se vad som hände och rätta det.
Vem äger flödet när det är klart?
Ni gör. Vi utser en person hos er som äger flödet, och ni får dokumentation över hur det fungerar, vilka konton det använder och hur man stoppar det. Om ni vill att jag fortsätter med drift och ändringar kommer vi överens om det separat.
Hur vet vi om det är värt det?
Vi räknar på det innan bygget: hur lång tid flödet tar i dag, hur ofta det görs och vad det kostar när något går fel. När flödet är i drift jämför vi med samma siffror, så att ni ser om det blev bättre.
Läs vidare
Ansvar för ett kritiskt flöde i sex månader
När AI ska be en människa om godkännande
Vad vill du få hjälp med?
Skriv några rader om ditt företag och vad du vill förbättra. Även om du bara vill förstå vad AI skulle kunna göra för dig. Jag läser och svarar själv.
max@vasthavm.com