Räkna på en avgränsad arbetsuppgift. Mät hur ofta den görs och hur mycket arbetstid den tar, inklusive kontroll och rättningar. Jämför med ett test där samma delar räknas med. Då får du ett underlag för att bedöma om förbättringen är värd att fortsätta med.
Metoden nedan är en förenklad kalkyl för ett arbetsflöde. Alla siffror i exemplet är påhittade antaganden, inte ett kundresultat, marknadspris eller löfte om avkastning.
Mät före och efter på samma sätt
Välj en tydlig början och ett tydligt slut. Om du räknar tiden från inkommande förfrågan till granskad CRM-post före testet ska du använda samma gräns efteråt. Räkna även ärenden där lösningen misslyckas och en person behöver göra om arbetet.
Skilj arbetstid från väntetid. En uppgift kan bli klar snabbare utan att någon arbetar färre minuter. Det kan ändå vara användbart, men då behöver du beskriva nyttan som kortare väntan och bedöma den separat. Notera också om ärendenas svårighetsgrad eller volym skiljer sig mellan perioderna. En jämförelse mellan olika slags arbete blir ett osäkert beslutsunderlag.
Ett räkneexempel med egna antaganden
Anta att ett företag vill minska tiden för att registrera förfrågningar. I exemplet räknar vi med följande per månad:
- 200 ärenden med samma genomsnittliga svårighetsgrad före och efter testet.
- 12 minuters arbete per ärende i nuläget.
- 6 minuter per ärende efter testet, inklusive granskning, rättningar och undantag.
- 400 kronor per timme som eget kalkylvärde för frigjord kapacitet.
- 2 000 kronor i tillkommande löpande kostnad.
- 30 000 kronor i total engångsinsats, inklusive värderad intern införandetid.
Beräkna värdet med de valda antagandena
Nuläget blir 200 × 12 / 60 = 40 arbetstimmar per månad. Efter testet blir det 200 × 6 / 60 = 20 timmar. Skillnaden är 20 timmar. Med det antagna timvärdet motsvarar den 20 × 400 = 8 000 kronor i kapacitetsvärde.
Efter den löpande kostnaden återstår 6 000 kronor per månad i den förenklade kalkylen. Engångsinsatsen dividerad med detta värde blir 30 000 / 6 000 = 5 månader. Beräkningen förutsätter oförändrad volym, tid, kostnad och värdering från första månaden. Den räknar inte med exempelvis en långsammare introduktion eller nya förändringskostnader.
Frigjord tid behöver få en användning
Fem månader i exemplet är inte bevis för att pengarna kommer tillbaka på kontot. Om samma personer arbetar samma tid och kostar lika mycket har företaget först och främst fått kapacitet att använda till annat.
Beskriv vad den tiden ska användas till. Ska fler förfrågningar kunna hanteras? Ska övertid minska? Ska en eftersatt uppgift hinnas med? Ta bara upp en faktisk kostnadsminskning när du kan visa vilken utgift som försvinner. Räkna inte både frigjord tid och samma tids kostnadsminskning som två separata vinster.
Prova ett sämre utfall
Anta i stället att arbetet tar 9 minuter efter testet. Då frigörs 10 timmar per månad, värderade till 4 000 kronor. Efter löpande kostnad återstår 2 000 kronor. Samma engångsinsats motsvarar då 15 månader i kalkylen.
Vid 10,5 minuter frigörs 5 timmar, värderade till 2 000 kronor. Det täcker enbart den löpande kostnaden. Engångsinsatsen tjänas inte in med dessa antaganden. Så kan du hitta vilken förbättring testet behöver visa för att motivera nästa steg.
Bestäm vad ni behöver se i testet
Skriv ned accepterad kvalitet, arbetstid, undantag och total kostnad innan du bedömer utfallet. Om underlaget är tunt, ange ett intervall och vad som behöver mätas bättre. Räkna inte hem framtida intäkter som om de redan vore säkra.
Du kan använda kostnadsguiden för att kontrollera vad budgeten omfattar, eller börja med att välja uppgift.
Har du ett arbetsflöde att räkna på? Beskriv det med ungefärlig volym och tidsåtgång. Dela inga känsliga uppgifter eller kundunderlag i formuläret.
