Börja med den fråga lösningen ska besvara. Om ni vill följa vilka förfrågningar som leder till möten behöver ni först veta vad en förfrågan är, hur den identifieras och var mötet registreras. En AI-modell kan inte ersätta det beslutet.
Ni behöver inte städa hela företagets datalager före varje försök. Välj de fält, poster och källor som det första arbetsflödet faktiskt använder.
Följ några poster genom systemen
Ta ett godkänt urval och följ samma objekt från källa till resultat. En kund kan ha ett nummer i ekonomisystemet, ett annat i CRM och ett förkortat namn i kalkylarket. Anteckna var kopplingen mellan systemen finns.
Kontrollera om uppgifterna har samma betydelse. Ett fält som heter datum kan betyda när ärendet kom in, när någon registrerade det eller när en affär avslutades. Skillnaden påverkar både beräkningar och slutsatser.
Illustrativt exempel: tre poster för samma kund
Anta att ett bolag förekommer med juridiskt namn, kortnamn och en felstavning. Om rapporten räknar rader som kunder ser ni tre kunder. Om ni automatiskt slår ihop allt som liknar varandra kan ni i stället råka sammanföra två olika bolag.
Bestäm vilka identifierare som får avgöra en matchning och vem som granskar tveksamma fall. Låt inte modellen skapa nya organisationsnummer eller fylla i saknade uppgifter som om de vore kända.
Kontrollera kvalitet utifrån användningen
- Fullständighet: vilka nödvändiga fält saknas?
- Giltighet: följer värdena ett tillåtet format och intervall?
- Unikhet: vilka poster riskerar att räknas två gånger?
- Aktualitet: när uppdaterades källan senast?
- Betydelse: vet mottagaren vad varje fält står för?
- Ägarskap: vem kan besluta om och rätta ett fel?
Rätta där felet uppstår
Om varje veckorapport kräver samma manuella korrigering bör ni undersöka registreringen eller överföringen. En extra instruktion till AI:n kan dölja problemet i texten men lämna det kvar i nästa system.
Spara vilka kontroller ni gjorde, vilket urval de omfattade och vilka brister som återstår. Ett välstädat testurval är inte bevis för att alla historiska poster har samma kvalitet.
Bestäm en miniminivå för piloten
Vissa brister kan hanteras genom att ett ärende går till granskning. Andra gör uppgiften olämplig att automatisera. Skriv ner vilka fel som stoppar en körning och vilka som får finnas kvar med en tydlig varning. Då kan ni bedöma resultatet utan att gömma osäkerheten.
